CTISN : offre de service en support au contrôle interne

Un logiciel de support, nommé Blue Control a été choisi et paramétré par le CTISN. Ce logiciel permet d’affecter des contrôles, de les enregistrer, d’effectuer le rapportage et d’archiver les preuves de ces contrôles. Par ailleurs, ce logiciel planifie et supervise l’exécution de ces contrôles (avec alertes et recours hiérarchique) et enfin, il mesure l’efficacité des contrôles-clés. Ce système favorise nettement l’instauration d’une culture du risque et une pratique continue du respect du contrôle interne. Par ailleurs, le logiciel adapté par le CTISN et DID inclut un dispositif de retour d’informations grâce auquel les Conseils de surveillance ou les services de contrôles internes des institutions peuvent fournir des données précieuses sur l’adéquation des contrôles existants. Il s’avère être un outil complémentaire de maitrise des risques pour la sécurisation des opérations dans des environnements dotés de peu de ressources affectées à cette fonction.Ses nombreuses fonctions de reporting, intégrant les meilleures pratiques normalisées, vous permettent de démontrer à vos membres et partenaires que tous les risques significatifs et les points de contrôles sont identifiés, évalués, maîtrisés et surveillés, preuve d’une gestion solide de l’entreprise.

L’utilisation de Blue Control intéressera les SFD de toutes taille disposant d’un organigramme clair et d’un manuel de procédures appliqués et à jour. Par ailleurs, ce système pourra être efficace avec des Conseils de surveillance, dont au moins un de ses membres est familier avec l’utilisation des ordinateurs et possède des notions comptables.

Notons également d’autres facteurs qui pourront assurer la réussite du fonctionnement de ce système :
• Les gestionnaires du SFD doivent être convaincus de la pertinence de mettre en place un tel système ;
• La gouvernance de l’institution, y compris les rôles et responsabilités doit être claire et respectueuse des normes usuelles ;
• Des fiches de description de tâches par employés doivent être conformes à la réalité de l’organisation ;

Parmi les principaux avantages du système de contrôle interne proposé par le CTISN :
– Réduit de façon conséquente les pertes opérationnelles
– Reporting complet et tableaux de bord de gestion personnalisables et détaillés
– Une méthodologie unique visant à améliorer la qualité des contrôles
– Réduit la multiplication et la fragmentation des contrôles
– Garantie de l’efficacité des contrôles (par ex. actifs immobilisés, problèmes réglementaires, etc.)
– Contrôles associés à des risques opérationnels spécifiques
– Suivi en temps réel de l’exécution des contrôles avec alertes et recours hiérarchique
– Vérification du respect des politiques et procédures
– Connectivité multi-site pour gérer les opérations face aux clients
– Solution évolutive et modulaire
– Coût d’utilisation très faible
– Flexibilité et adaptabilité à l’organisation
– Facilité d’utilisation et ergonomie conviviale
– Assure le respect de l’instruction 017 de la BCEAO

Coûts :

Le développement du système a représenté un investissement important, lequel a été financé par le Fonds local de développement en Microfinance du Sénégal. Les institutions utilisatrices n’auront donc pas à partager les coûts de l’acquisition des licences principales, ni le coût du développement et de de la paramétrisation.

Toutefois, le coût de l’implantation de ce service dans votre institution doit être établie au cas par cas, dépendamment de l’ampleur de l’institution et des frais de déplacements s’il y a lieu. Par exemple, pour une institution comptant une dizaine d’employés, les frais initiaux seraient établis à entre 600 000 et 1 000 000XOF.

Enfin, les coûts récurrents seront basés sur le nombre d’utilisateurs (participation partielle aux coûts d’opération du CTISN + Licence annuelle + coûts en RH). Les institutions utilisatrices partageront ce coût annuel selon les modalités qui seront définies par le Conseil d’administration du CTISN.

Questions / réponses :

1. Est-ce qu’il est nécessaire d’être partenaire du GIE-CTISN pour recevoir le service ? 
Non, ce n’est pas nécessaire. Toutes les SFD de la zone UEMOA peuvent être acceptées, qu’elles soient sous forme de coopérative ou de sociétés anonymes.
2. Est-ce que nous sommes obligés de prendre les contrôles proposés par le CTISN ? 
Non, absolument pas. Le Contrôle interne appartient à l’institution et à ce compte, vous décidez de tous les contrôles que vous désirez.
3. Combien de temps consacrera l’équipe du CTISN pour l’implantation ? 
Il est prévu qu’une équipe de deux spécialistes consacreront chacun environ5 jours au dossier de votre institution. Ces 5 jours sont consacrés à ajuster les contrôles spécifiques à votre institution et à former votre personnel et votre conseil de surveillance. Pour une institution plus importante, il pourrait s’avérer nécessaire de consacrer plus de temps que le 5 jours établi.
4. Est-ce que l’équipe d’implantation peut également aider dans la réorganisation du travail ou la refonte de l’organigramme ?
Non, elle se consacrera uniquement au contrôle interne. Toute autre tâche devra être traitée par l’institution ou confiée à un consultant. Comme DID Sénégal a travaillé avec le CTISN au développement et à la paramétrisation du système, nous vous recommandons au besoin, l’utilisation de leurs services.
5. Est-ce qu’on peut changer les contrôles ou leur fréquence par la suite ?
Oui, sans problème. Un simple email vous permettra de changer les contrôles à votre guise et sans frais additionnels.
6. Quels sont les rapports qui seront disponibles ? 
5 Rapports seront disponibles en tout temps, soit : 1) Le taux de réalisation des contrôles par profil ; 2) Réalisation des contrôles par activité ; 3) Non-Réalisation des contrôles par activité ; 4) Liste des résultats des contrôles par activité ; 5) Liste des contrôles bloqués par activité.
7. Qu’en est-il du contrôle interne de notre succursale ? 
Normalement, tous les contrôles de votre succursale en sont de premier niveau (inclus dans les responsabilités quotidiennes de l’employé). Dans ces cas, les contrôles de second niveau (supervision d’une responsabilité qu’un employé aurait dû respecter) sont réalisés par le personnel du Siège. Quelques institutions qui ont des succursales importantes pourraient avoir certains contrôles qui s’effectuent directement à partir de la succursale. Ces contrôles seraient identifiés au moment de l’implantation du système.
8. Nous aimerions mieux gérer nous même le logiciel, par exemple en créant notre structure dans le logiciel, en injectant l’organigramme, les descriptions de tâches, etc. C’est possible ? 
Non malheureusement. Ce service est mutualisé. C’est le CTISN qui gérera ces aspects et les utilisateurs de votre institution auront des droits d’accès.

Pour détails, contactez Karim SOW, Directeur du CTISN
33-821-4848 ou 4949
Karim.sow@ctisn.sn